كيفية تنظيم الوقت، وأنسب جدول لذلك.

لاشك بأن تنظيم الوقت هو أحد أهم عوامل النجاح، وقد ازدادت أهمية هذا التنظيم في وقتنا الحالي لعدة أسباب، من تلك الأسباب كثرة وسائل الترفيه التي قد تأخذ من وقتنا الكثير دون الشعور بذلك. اليوم سنتحدث عن بعض الحقائق التي تواجهنا في تنظيم وقت العمل، تنظيم وقت الدراسة، تنظيم وقت القراءة…. الخ من تنظيم وقت حياتنا اليومية.

قبل تفكر أين ستقوم بصرف وقتك عليك التفكير كم من الوقت تملك ؟ وللاجابة على هذا السؤال وضعنا لكم الرسم التالي الذي يوضح كم من الوقت نملك لكل عمل لو عشنا 78 عاماً إن شاء الله.

إذا أردنا اعتماد وتطبيق هذه الدراسة على حياتنا اليومية فنجد أن حياتنا يتخللها 4 مراحل مهمة علينا إعادة التفكير بها وهي كالتالي :

1- النوم

الإنسان الطبيعي بحاجة إلى 6-7 ساعات نوم يومياً، وبما أن النوم يأخذ من حياتنا الثلث 1/3، فعلينا إعادة التفكير في ساعات النوم وكيف يمكن ان نقوم باستغلال بعضها لصالحنا.

2- العمل

يختلف سن التقاعد في امريكا عن بلادنا العربية لكن المهم ان العمل يأخذ 10.5 من حياتنا واكثر برأيي الشخصي، وهنا علينا التفكير بنوعية العمل الذي سنقوم به وهل سيساعدنا على التطوّر فيما بعد وهل سيعلمنا أمور جديدة في الحياة.

3- 4 :  9 سنوات فراغ – 9 سنوات لهو 

التقنيات الحديثة أخذت من وقتنا الكثير لذلك وجب علينا تنظيم حياتنا مع هذه التكنلوجيا وتحديد أوقات مخصصة لها والاخذ بعين الإعتبار أهمية الوقت الذي من الممكن أن نقضيه في امور أكثر إفادة لنا. وبالنسبة لباقي السنين الـ 9 علينا التفكير بشيء مفيذ لاستثمارها فيه ولا نتركها مجرد سنوات فراغ.

كيفية تنظيم الوقت

هناك العديد من الخطوات العملية والدراسات التي تساعدنا على تنظيم وقتنا واليوم سنتناول أسهلها ونفتح المجال أمامكم للبحث عن مزيد من الخطط والجداول لتنظيم الوقت.

في ما يلي أهم الخطوات لتنظيم الوقت:

– وجود قائمة بالمهام اليومية

– توكيل/تفويض المهام

– تنظيم مكان العمل/الدراسة

– إدراك أهمية الوقت

– الحزم في القرارات الصادرة

قائمة المهام اليومية في تنظيم الوقت:

تعد قائمة المهام بمثابة الحجر الأساس الذي ستعتمد عليه في جميع أساليب تنظيم الوقت، لذلك عليك أن تفكّر جيداً قبل البدء بوضع خطة العمل الخاصة بك. ومن النصائح التي نوصي بها دائماً في تحضير خطة العمل :

–  وضع الخطة الأسبوعية في متناول يديك أثناء الإعداد.

– إعتمد أوقات ثابته لوضع تلك الخطة مثلاً ( كل يوم الساعة السادسة مساءً).

– إعتمد قائمة موحدة ولا تعتمد تعدد القوائم.

– فكّر جيداً ما إذا كانت هذه القائمة ستناسبك أم لا (قبل البدء بالتنفيذ).

– قم بكتابة جميع نشاطاتك في تلك القائمة.

– قم بكتابة وترتيب تلك النشاطات حسب الأولوية.

– لا تقم بكتابة نشاطات متشابهة وقم بجمعها في نشاط واحد على سبيل المثال قراءة كتب متعددة.

– حدد وقت لكل نشاط واحرص على عدم تجاوز هذا الوقت.

– راجع النشاطات والمهام اليومية من فترة لأخرى خلال النهار.

– اترك متسع لك للحالات الطارئة لا تقم بجدولة الوقت كاملاً.

– عليك التعامل بشكل جيد مع الأمور الطارئة وتحسن التصرف.

– فكّر دائماً بوقت للراحة حتى لو كان 15 دقيقة.

– على هذه القائمة أن تبقى بالقرب منك.

– التزم بقائمتك.

– لاتفرط في التنظيم ( حتى لا ينعكس سلباً).

توكيل/تفويض المهام في رحلة تنظيم الوقت:

في حياتنا اليومية خصوصاً تلك التي باتت منظمة قد نستطيع دائماً توفير وقت اضافي عن طريق تفويض بعض الأعمال لأشخاص آخرين وتكون تلك الأعمال بشكل عام غير مستعجلة، لأنه دائماً الأعمال المستعجلة الموجهة إلينا علينا أن نقوم بها بنفسنا ولا نقوم بتفويضها.

المقصود بالتفويض هنا هو احالة مهمة موكلة إلينا لشخص آخر قد يكون ( زميل – صديق – أخ …..الخ ) بشرط أن تكون تلك المهمة غير مستعجلة ومن تلك الاعمال ( المعاملات الرسمية التي لا تتطلب وجود شخصي ) . استخدام التفويض سيوفر لنا الكثير من الوقت الذي سنستغله في أمور أكثر أهمية خلال رحلة بناء حياة مليئة بالتنظيم.

تنظيم مكان العمل / الدراسة:

قبل الدخول بمجموعة النصائح لمكان العمل والدراسةـ كنت دائماً اوجه سؤال لأصدقائي:

كيف تستطيعون العمل وسط زحمة الأوراق هذه ؟ كيف تتذكرون أماكنها ؟ هل لديكم القدرة على تنظيمها ؟ …….الخ، فعلاً كان أمراً محزناً أن ارى كل تلك الفوضى في مكتب شاب ما زال لديه القدرة على تنظيم حياته.

بعض النصائح في هذا السياق ستفيدك كثيراً في تنظيم وقتك للأفضل :

– حافظ على ترتيب المكتب وغرف العمل فهناك مقولة انجليزية مشهورة تقول (Clear Your Desk, Clear Your Mind).

– عند قيامك بعملك اليومي لا تحضر إلى مكتبك أوراق من أيام سابقة لست بحاجة لها أو كنت قد تركتها من يوم سابق.

– الإضاءة الجيدة أمر يستحق المحافظة عليه.

– الترتيب أمر جميل جداً لذلك حافظ عليه.

– رتب أدواتك في مكانها.

– رتب خزانتك جيداً.

– سلة المهملات هامة جداً في مكان العمل.

إدراك أهمية الوقت:

إذا لم تكن مدركاً لقيمة الوقت الذي تملكه فاعلم أنك الأكثر اضاعة له. وهذه حقيقة

ولمعرفة قيمة الوقت وأهميته أحببت أن اشارك معكم انفوجرافيك عن أهمية تنظيم الوقت في حياتنا اليومية.

الحزم في القرارات الصادرة:

أيها القارئ أنت في هذه اللحظة بامكانك أن تضرب كل ما قرأته بعرض الحائط في حال كنت شخصاً غير حازماً في حياتك اليومية وفي قراراتك.

إذا قررت أن تسير في هدف معين عليك الحزم بقرارك.

إذا قررت تقسيم وقتك عليك الحزم في قرارك.

إذا أردت السير في مشروع عليك الحزم في قرارك.

إذا لم تكن حازماً فلن تنجح في أي من أهدافك أو مشاريعك أو تنظيم نشاطاتك.

من الكتب التي يمكنك قرائتها عن تنظيم الوقت هو كتاب : القوانين الطبيعية لادارة الوقت

 مراجع :  ويكيبيديا – تنظيم الوقت

إذا وجدتم الفائدة في هذه المقالة شاركوها مع أصدقائكم على الشبكات الاجتماعية والبريد. إذا كانت لديكم خطط متميزة لإدارة الوقت شاركوها معنا في التعليقات.