تنظيم وقت العمل وزيادة الإنتاجية

businessman looking to drawing business time concept on wall

عانيت في الفترة الماضية مشاكل حقيقية في تنظيم الوقت وفي هذا المقال سأشرح كيف تمكنت من تظيم وقتي لزيادة التركيز في العمل وايضاً زيادة الإنتاجية وما الأدوات التي استخدمتها لذلك، الوقت اليومي الذي خصصته للعمل هو 10 – 12 ساعة ولكن الإنتاجية الحقيقية كانت تتراوح بين 4 الى 6 الأمر الذي جعلني أبحث عن حلول لزيادة الإنتاجية والتركيز في العمل، وهذا ما بدأت به للوصول إلى تلك المرحلة:

1- كتابة قائمة يومية بالمهام التي يجب أن أعمل عليها

القائمة اليومية أمر غاية في الاهمية وهي عادة يجب أن ترافقك مدى الحياة، احفظ اعمالك اليومية على كتاب صغير يكون معك وأمام نظرك أينما ذهبت ولا تقم بكتابة القائمة على الكمبيوتر او الهاتف، من المهم جداً أن تكون على مفكرة صغيرة.

2- لا تجعل القائمة طويلة

قد ينتهي بك الأمر لكتابة مايقارب 10 أعمال للقيام بها، ولكن في الحقيقة لن تستطيع التركيز سوى بـ 3 كحد أقصى لتتمها على أكمل وجه، إذاً إجعل في روتينك اليوم عادة كتابة أهم 3 أمور عليك القيام بها.

3- إبتعد عن الأمور التي تلهيك

من أكثر الأمور التي كانت تضيع وقتي هي الجلوس على مواقع الأخبار ووسائل التواصل ولم أكن أدري بذلك ، من الأدوات التي ساعدتني على اكتشاف أين يضيع وقتي هي أداة تدعي RescueTime حيث تعمل هذه الأداة على تسجيل جميع المواقع وفترات العمل التي تقوم بها وعمل حساب لنسبة انتاجيتك، كما يمكن للنسخ المتقدمة منها عمل حظر تلقائي للأمور التي تضيع وقتك خلال النهار وتجعلك أكثر إنتاجية.

صورة من الداخل لطريقة عرض البيانات
( اليوم هو السبت وهوة يوم للراحة بالنسبة لي لذلك نلاحظ ارتفاع في مستوى الخطوط الحمراء 🙂 )

4- ضع أهداف

الطريقة الأمثل لتطبيق كل ما ذكرته لك هو أن تضع لنفسك أهدافاً شهرية لتقوم بها، مثلاً في هذا الشهر علي أن أكمل كتابة القائمة اليومية لمدة 15 يوم متتالية، هل حققت الهدف ؟ جميل جداً هذا سيعطيك الحماس لتكمل الـ 15 يوم التالية على نفس النمط، فالتحدي والوصول للهدف له طابع تحفيزي خاص.

5- كافئ نفسك

عند تحقيقك للأهداف كافئ نفسك فهذا أمر ضروري جداً، ربما تكون المكافئة قضاء عطلة نهاية الأسبوع في مكان هادئ، وأيضاً عند تحقيق الأهداف اليومية قد تكون المكافئة راحة من العمل لمدة 30 دقيقة، هناك الكثير من أشكال مكافئة النفس وعليك الاستفادة منها في روتين حياتك اليومي.

6- جلسات التركيز

أفضل طريقة للإنجاز هي عمل جلسات تركيز هذه الجلسات تكون خالية من أي إلهاء ( تكون في غرفة منعزلة لمدة تبدأ من 30 دقيقة وحتى 4 ساعات، من دون هاتف، من دون وسائل تواصل اجتماعي، من دون أصدقاء) فقط التركيز فيما تريد انجازه وتعمل عليه.

من الأدوات الرائعة التي ستساعدك أيضاً على تحقيق كل ماذكرناه وتتابع معك خطوة بخطوة عملية تحسين الروتين اليومي هي تطبيق على الهاتف يدعى Fabulous – Motivate Me! تجده على الرابط التالي :

https://play.google.com/store/apps/details?id=co.thefabulous.app&hl=en

7- إستخدام Calendar

إستخدام الروزنامة الإلكترونية أمر مهم لضبط مواعيدك وأوقات الاجتماعات وأيضاً مواعيد اتخاذ اجراء او قرار معين. أنا شخصياً أستخدم برنامج Fabulous – Motivate Me! لهذا الغرض بالتزامن مع تطبيق Cal.

هذا ليس كل شيء ولكن هذه البداية لتكون على الخط الصحيح، عندما تأخذ هذه النصائح كعادات يومية تقوم بها ستجد نفسك على الخط الصحيح وأيضاً ستجد أنك قد بدأت تلقائياً بزيادة عادات يومية جديدة على حياتك، ليس على مستوى العمل بل وعلى مستوى العائلة والحياة بشكل عام، فالتنظيم له أثر بالغ في سلوكيات الفرد.